Gestão de viagens corporativas: o que é, como planejar, controlar custos e aumentar a produtividade

As viagens corporativas são cada vez mais frequentes e estratégicas para o sucesso das empresas. Seja para fechar negócios, participar de eventos ou conhecer novos mercados, esses deslocamentos exigem planejamento, organização e controle. 

É nesse contexto que a gestão de viagens corporativas se torna fundamental. Neste guia completo, vamos explorar o que é essa prática, seus benefícios, como implementá-la na sua empresa e quais são as principais tendências para 2024.

O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são deslocamentos realizados por funcionários de uma empresa com o objetivo de realizar atividades profissionais. Seja para participar de eventos, visitar clientes, negociar contratos ou participar de treinamentos, essas viagens são essenciais para o crescimento e desenvolvimento dos negócios.

Elas representam uma estratégia fundamental para as empresas que buscam expandir seus negócios, fortalecer relacionamentos com clientes e colaboradores, e acompanhar as últimas tendências do mercado.

Quando um colaborador embarca em uma viagem corporativa, ele se torna um verdadeiro embaixador da sua empresa. Suas ações e a forma como ele representa a organização podem ter um impacto significativo na imagem da marca e nos resultados dos negócios.

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Quais as vantagens de fazer viagens corporativas na sua empresa?

As viagens corporativas são muito mais do que simples deslocamentos. Elas representam um investimento estratégico que pode impulsionar o crescimento da sua empresa. Ao proporcionar oportunidades para networking, fortalecer relacionamentos com clientes, participar de eventos do setor e conhecer novas culturas, as viagens corporativas contribuem para:

• Fechamento de novos negócios: Expandir a sua rede de contatos e gerar novas oportunidades de negócios.
• Melhoria do relacionamento com clientes: Fortalecer vínculos com clientes existentes e construir relacionamentos duradouros.
• Aumento da visibilidade da marca: Aumentar a presença da sua empresa em eventos e feiras do setor.
• Desenvolvimento profissional dos colaboradores: Oferecer oportunidades de aprendizado e crescimento para a equipe.
• Inovação: Trazer novas ideias e tendências do mercado para a empresa
• Propagação da cultura da empresa: os valores da empresa pode ser reforçados através de atividades e dinâmicas, além de fortalecer os laços entre os colaboradores.
• Motivação dos colaboradores: através dos treinamentos, interação entre colaboradores e até mesmo aproveitando o destino da viagem, os funcionários se sentem motivados e engajados.

O que é gestão de viagens corporativas?

Gestão de viagens corporativas é o processo de planejar, organizar e controlar todas as etapas de uma viagem a trabalho, desde a reserva de passagens e hospedagem até a gestão de despesas e análise dos resultados. 

Em um cenário onde as viagens a negócios são cada vez mais frequentes, uma gestão eficiente é crucial para redução de custos, aumento da produtividade e melhoria da experiência do colaborador.

A gestão de viagens corporativas envolve: 

• Definição de políticas de viagem: Estabelecer regras claras sobre os tipos de viagens permitidas, classes de passagens, hospedagem, gastos permitidos, etc.
• Escolha de ferramentas de gestão: Utilizar softwares e plataformas especializadas para automatizar processos, centralizar informações e gerar relatórios.
• Negociação de tarifas: Buscar acordos com fornecedores (companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos) para obter melhores preços e condições.
• Reserva e gestão de viagens: Realizar reservas de passagens, hospedagem e outros serviços, além de acompanhar o itinerário dos viajantes.
• Gestão de despesas: Controlar e aprovar as despesas realizadas durante as viagens, garantindo a conformidade com as políticas da empresa.
• Relatórios e análises: Gerar relatórios detalhados sobre os objetivos cumpridos e gastos com viagens, identificando oportunidades de otimização e melhoria.

A gestão de viagens corporativas é uma prática fundamental para as empresas que desejam otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a segurança e o bem-estar de seus colaboradores. Ao implementar uma gestão eficiente, as empresas podem transformar as viagens a negócios em uma ferramenta estratégica para o crescimento do negócio.

O que diz a lei trabalhista brasileira sobre as viagens corporativas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não possui um artigo específico sobre viagens corporativas. No entanto, diversos dispositivos legais e entendimentos jurisprudenciais se aplicam a essas situações, garantindo os direitos dos trabalhadores durante seus deslocamentos a serviço. Os principais pontos a considerar são:

• Tempo de deslocamento: O tempo gasto em deslocamentos para a realização de tarefas a serviço da empresa é considerado como tempo de trabalho, devendo ser remunerado como tal.
• Horas extras: Caso a jornada de trabalho ultrapasse 8 horas diárias ou 44 horas semanais, inclusive durante a viagem, o empregado tem direito ao pagamento de horas extras.
• Reembolso de despesas: A empresa é obrigada a reembolsar todas as despesas realizadas pelo empregado durante a viagem, como passagens, hospedagem, alimentação e outras despesas necessárias à execução do serviço.
• Segurança: A empresa deve garantir a segurança do empregado durante a viagem, fornecendo os equipamentos e condições necessárias para evitar acidentes.
• Descanso: O empregado tem direito ao descanso semanal remunerado e às férias, mesmo durante a viagem. Caso a viagem se estenda por um período prolongado, a empresa deve garantir que o empregado tenha condições adequadas de descanso.
• Adicional de insalubridade ou periculosidade: Se a viagem envolver atividades em locais insalubres ou perigosos, o empregado terá direito ao adicional de insalubridade ou periculosidade.

É fundamental que tanto o empregado quanto a empresa conheçam seus direitos e deveres para garantir uma relação de trabalho justa e equilibrada.

Por que a gestão de viagens corporativas é tão importante para a empresa e para o colaborador?

A gestão de viagens corporativas é crucial tanto para a empresa quanto para o colaborador, pois traz diversos benefícios para ambos os lados.

Para a empresa ela representa uma das principais formas de reduzir custos através da negociação de melhores tarifas com fornecedores, otimização rotas e controle de gastos, resultando em uma economia significativa.

Além disso, aumenta a produtividade através da automatização de processos, permitindo que os funcionários se concentrem em suas atividades profissionais, sem se preocupar com questões logísticas.

Também traz vantagens quanto a otimização do tempo, melhoria da segurança e análise de dados, permitindo identificar tendências, otimizar rotas e tomar decisões mais estratégicas.

Já para o colaborador, a gestão de viagens corporativas facilita a organização pessoal, economiza tempo, traz mais conforto, suporte em caso de imprevistos e, claro, reconhecimento profissional.

Como definir uma política de viagens clara na sua empresa

Uma política de viagens corporativas bem definida é fundamental para garantir a eficiência, a redução de custos e a segurança nas viagens a negócios. Ela serve como um guia para os colaboradores e estabelece as regras e procedimentos a serem seguidos.

Ter uma política de viagens é fundamental para estabelecer limites para gastos com passagens, hospedagem e outras despesas, fornecer regras claras aos colaboradores, definir procedimentos de segurança e facilitar a geração de relatórios. Para criar uma política de viagens eficaz você deve:

• Envolver os stakeholders: Envolva gestores, departamento financeiro e RH na criação da política para garantir que atenda às necessidades de todos.
• Definir os objetivos: Qual o objetivo da política? Reduzir custos? Melhorar a segurança? Aumentar a produtividade?
• Estabelecer as regras: Defina os tipos de viagens (a negócios, treinamento, eventos), tipos de hospedagens permitidos, quais despesas são reembolsadas, quais os procedimentos de aprovação das viagens, como será feita a prestação de contas, quais as medidas de segurança a serem adotadas durante a viagem, entre outros temas pertinentes.
• Utilizar uma ferramenta de gestão de viagens: Uma ferramenta pode automatizar muitos processos, como reservas, aprovações e reembolsos. Aproveite da tecnologia para facilitar os processo!
• Comunicar a política: Divulgue a política para todos os colaboradores e ofereça treinamento para garantir que todos a entendam.
• Revisar regularmente: A política deve ser revisada periodicamente para garantir que continue atualizada e relevante, principalmente diante das novidades e tendências das viagens e turismo.

Lembre-se de ser claro e objetivo, evitando linguagem técnica e ambiguidades. Mantenha em mente que a flexibilidade também é fundamental para realizar viagens corporativas bem sucedidas, por isso, considere a possibilidade de exceções em casos específicos.

Ao criar uma política de viagens clara e eficiente, sua empresa estará mais preparada para lidar com as viagens a negócios, garantindo a segurança dos colaboradores e otimizando os recursos.

Como tornar as viagens corporativas mais econômicas

A gestão eficiente de viagens corporativas é crucial para qualquer empresa, pois impacta diretamente no orçamento. Existem diversas estratégias que podem ser implementadas para reduzir os custos com viagens, sem comprometer a qualidade e a produtividade, como:

• Defina uma política de viagens clara e objetiva e revise-a periodicamente;
• Utilize ferramentas de gestão de viagens para visualizar de forma mais dinâmica os custos;
• Negocie com fornecedores e aproveite programas de fidelidade, como os de milhas aéreas;
• Planeje as viagens com antecedência e escolha melhores datas, evitando alta temporada e aproveitando promoções;
• Tenha todos os gastos da viagem estipulado, incluindo translados, alimentação e até mesmo uma verba para imprevistos;
• Lembre-se das necessidades de cada colaborador, previsionando custos que podem trazer bem-estar para a equipe;
• Invista em segurança contratando um seguro viagem abrangente, assim sua empresa evita gastos inesperados.

Ao implementar essas estratégias, sua empresa poderá reduzir significativamente os custos com viagens corporativas, sem comprometer a qualidade e a produtividade.

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Como apoiar o seu time durante uma viagem corporativa e obter os melhores resultados

Uma viagem corporativa bem-sucedida vai muito além de reservar passagens e hotéis. É essencial oferecer suporte aos colaboradores para que eles possam se concentrar em seus objetivos e representar a empresa da melhor forma possível.

As viagens corporativas, embora essenciais para muitos negócios, podem gerar um impacto negativo na saúde mental dos profissionais. Um estudo da International SOS Foundation revelou que viajantes frequentes estão mais propensos a apresentar comportamentos inadequados, como aumento do consumo de álcool e alimentação não saudável, além de problemas psicológicos e de saúde.

Essa rotina intensa pode levar ao estresse, à ansiedade e à exaustão, comprometendo a produtividade e o bem-estar dos colaboradores. É fundamental que as empresas compreendam os desafios enfrentados pelos viajantes e implementem medidas para minimizar esses impactos negativos, transformando as viagens corporativas em experiências positivas que contribuam para o crescimento profissional e pessoal dos colaboradores.

O primeiro passo para isso é estabelecer políticas que priorizem o bem-estar dos colaboradores, como limites para o número de viagens por ano e a garantia de períodos de descanso adequados entre as viagens.

Antes das viagens. deixe claro para cada membro da equipe qual é o seu papel e como suas ações contribuirão para o sucesso da viagem. Compartilhe uma agenda detalhada com horários, locais e contatos importantes. É preciso que todos os colaboradores saibam o que se espera de cada um em termos de comportamento, resultados e representação da empresa.

Certifique-se de que todos possuem a documentação necessária, como passaporte, visto e cartões de embarque, e forneça contatos de emergência locais, como hospitais, polícia e embaixada. Assim, o colaborador se sentirá seguro sobre a sua viagem.

Garanta que todos tenham os equipamentos necessários, como laptops, carregadores e adaptadores, além de disponibilidade de internet nos locais de hospedagem e reuniões.

Outra forma de tranquilizar os colaboradores é manter canais de comunicação abertos para que eles possam entrar em contato caso precisem de ajuda. E se mostre disposto a resolver qualquer problema ou dúvida, seja sobre a viagem em si, ou sobre o projeto ou atividade a ser realizado na viagem.

Durante a viagem, respeite os diferentes fusos horários e adaptação, caso seja necessário. E claro, reconheça os esforços e conquistas da equipe durante a viagem. Isso pode ser feito através de momentos para celebrar os sucessos e fortalecer o espírito de equipe.

Após a viagem, incentive a equipe a compartilhar suas experiências e sugestões para melhorar futuras viagens. É importante que a análise dos resultados da viagem e identificação de oportunidades de melhoria seja feita de forma coletiva entre todos os envolvidos.

Ao oferecer um bom suporte aos seus colaboradores durante as viagens corporativas, você estará investindo no sucesso da empresa e na satisfação dos seus funcionários.

O pós-viagem e a importância dos relatórios de viagens corporativas

O pós-viagem é um momento crucial para extrair o máximo valor das viagens corporativas. É nesse momento que devemos avaliar se os objetivos foram cumpridos, qual o ROI (Retorno sobre Investimento) da viagem, qual a perspectiva dos colaboradores sobre a viagem e muito mais.

Os relatórios de viagens são ferramentas essenciais nesse processo, pois permitem:

• Avaliar os resultados: Comparar os objetivos iniciais com os resultados obtidos, identificando sucessos e desafios.
• Otimizar custos: Analisar os gastos realizados e identificar oportunidades de redução de custos em futuras viagens.
• Melhorar a tomada de decisões: Utilizar os dados coletados para aprimorar a estratégia de viagens da empresa.
• Compartilhar conhecimento: Dividir as experiências e aprendizados com a equipe, promovendo o crescimento e o desenvolvimento da empresa.
• Garantir a conformidade: Comprovar as despesas e garantir o cumprimento das políticas de viagens da empresa.

Aproveite o momento pós-viagem para trocar experiências e incentivar a participação de todos os envolvidos. Colhendo os feedbacks dos colaboradores será possível ter viagens cada vez mais positivas.

Tendências das viagens corporativas em 2024

As viagens corporativas estão em constante evolução, impulsionadas por fatores como a tecnologia, a sustentabilidade e as mudanças nas preferências dos viajantes. Em 2024, algumas tendências se destacam:

Foco na experiência do viajante

As empresas estão buscando oferecer experiências mais personalizadas e confortáveis para seus colaboradores durante as viagens. Isso inclui a oferta de opções de hospedagem mais flexíveis, a possibilidade de personalizar itinerários e a utilização de tecnologias que facilitam a viagem.

Inclusive, dentro dessa tendência surgiur o "Bleisure", a combinação das palavras em inglês "business" (negócios) e "leisure" (lazer). Essa prática, cada vez mais comum no mundo corporativo, consiste em estender uma viagem a trabalho para incluir momentos de lazer e turismo.

O Bleisure está se tornando tão popular porque permite o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, além de comprovadamente aumentar a produtividade e criatividade do time.

Sustentabilidade

A preocupação com o meio ambiente está cada vez mais presente nas empresas. A busca por opções de viagens mais sustentáveis, como o uso de transporte público e a escolha de hotéis com certificação ambiental, é uma tendência em crescimento.

Tecnologia

A tecnologia está transformando a forma como as viagens corporativas são gerenciadas. Ferramentas de gestão de viagens, aplicativos de celular e inteligência artificial estão sendo utilizadas para otimizar processos, reduzir custos e oferecer mais autonomia aos viajantes.

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Flexibilidade

A pandemia acelerou a tendência de oferecer mais flexibilidade aos viajantes. As empresas estão permitindo que os colaboradores escolham suas próprias opções de voo e hospedagem, além de oferecer a possibilidade de trabalhar remotamente durante as viagens.

Segurança

A segurança continua sendo uma preocupação importante para as empresas. A busca por destinos seguros e a adoção de protocolos de segurança rigorosos são essenciais para garantir a proteção dos colaboradores durante as viagens.

Nesse tema inclui-se também a adoção de políticas de segurança feminina, visto que as mulheres enfrentam desafios distintos em viagens, como assédio, discriminação e preconceitos culturais. Isso envolve não só cuidados na hora do planejamento da viagem, mas também a criação de protocolos de emergência e canais de denúncia.

Com a crescente digitalização das empresas e a mobilidade dos colaboradores, a segurança da informação também é uma tendência para as viagens corporativas. Além da conscientização e treinamento dos colaboradores, é fundamental fornecer meios para garantir a segurança pessoal e profissional das informações.

Autonomia para o viajante

As empresas estão dando mais autonomia aos viajantes para que possam tomar suas próprias decisões durante a viagem.

Viagens mais curtas e frequentes

Em vez de longas viagens, as empresas estão optando por viagens mais curtas e frequentes, o que pode ser mais eficiente e menos cansativo para os colaboradores.

A gestão eficiente de viagens corporativas é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Ao otimizar processos, reduzir custos e garantir a segurança dos viajantes, as organizações podem aumentar a produtividade, fortalecer relacionamentos comerciais e alcançar seus objetivos estratégicos.

A implementação de um programa de gestão de viagens bem estruturado, aliado ao uso de tecnologias modernas, permite que as empresas transformem as viagens corporativas em um investimento estratégico e não apenas em uma despesa.

E para as viagens corporativas sejam seguras e tranquilas, o seguro viagem é um investimento essencial. Ele oferece uma rede de segurança crucial, protegendo tanto o funcionário quanto a organização de imprevistos que podem surgir durante a jornada.

Doenças, acidentes, necessidade de internação hospitalar ou repatriação médica são alguns dos riscos que o seguro cobre. Isso garante que o colaborador receba atendimento médico de qualidade, onde quer que esteja, sem se preocupar com os custos.

Atraso ou cancelamento de voos, perda de bagagem, interrupção de viagem por motivos de saúde ou falecimento de um familiar também são situações que podem gerar prejuízos financeiros e são coberturas por um bom seguro de viagem.

A empresa protege seu investimento na viagem, evitando gastos inesperados com assistência médica, hospedagem ou transporte. Além disso, demonstra preocupação com o bem-estar de seus colaboradores, fortalecendo a cultura organizacional.

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